Kommunikation in der Softwareentwicklung: So kann es klappen
In der Softwareentwicklung sprechen unterschiedlichste Personen miteinander. Manche haben starke Programmierkenntnisse, andere beschäftigen sich eher mit den Business-Aspekten und kennen sich eher weniger mit dem Thema Code aus.
Zudem gibt es unterschiedlichste Möglichkeiten Informationen auszutauschen.
Die üblichsten Kommunikations-Methoden sind:
- Skype Call/ Chat
- TeamViewer
- Email (Outlook, Gmail)
- Telefonat
- Konferenz Call
- Vor Ort Meeting
- Projektmanagement Tool (Trello, etc.)
Im Beitrag ein paar Informationen wie eine gute Kommunikation aussehen kann.
Kleine Projekte oder komplexe Aufgaben?
Zuerst einmal geht es darum, zu verstehen, welche Komplexität die jeweilige Aufgabenstellung hat. Bei kurzen Projekten macht es zum Beispiel keinen Sinn sich vor Ort zu treffen. Denn das würde das Budget meistens nicht hergeben (ein Kundenbesuch, in welchem mehrere Mitarbeiter (Vertrieb, IT Consultant, Pre-Sales, etc.) vom Dienstleister dabei sind, kann Tausende von Euro kosten).
Hier kann ein Skype Call die richtige Lösung sein.
Für das Screensharing kann man TeamViewer nutzen.
Was ist wenn mehrere Personen gleichzeitig teilnehmen müssen?
Skype bietet hier eine Möglichkeit, dass sich mehrere Personen in einen Call einwählen. Das ist sehr einfach und es ermöglicht auch das gleichzeitige kommunizieren via Chat.
Eine Alternative, welche in grossen Firmen angewandt wird ist die Telekom Telefonkonferenz. Hier kann man sich mittels Einwahlnummer und Einwahlcode in eine Konferenzschaltung einwählen.
Dies ist besonders interessant, wenn nicht jeder Zugriff zum Internet hat (obwohl sich das heutzutage durch die starke Ausweitung des mobilen Internets bereits erübrigt hat).
Meetup.com oder GoToMeeting sind passend, wenn man auch Online, Präsentation vorführen möchte, welche man vielen gleichzeitig zeigen möchte. Die Performance dieser Systeme ist ziemlich gut und auch eine grosse Anzahl an Personen kann gleichzeitig teilnehmen.
Langfristige Engagements
Bei grossen IT Projekten, macht es sicherlich Sinn sich zusammen zu setzen. Ein Beispiel wäre die Umsetzung eines ERP Projektes bei einem mittelständischen Unternehmen.
Hier kann man sich mit allen Projektbeteiligten in einem Raum treffen und das weitere Vorgehen besprechen.
Bei mittelgrossen Aufgabenstellungen kann auch die Entsendung eines IT Consultants zur Kundenseite interessant sein.
Transparenz und direkte Kommunikation sicherstellen
In der Softwareentwicklung ist Transparenz sehr wichtig.
Oftmals sprechen nur die Projektleiter beim Kunden und beim Dienstleister miteinander. Dies ist wenig ideal. Es sollte die Möglichkeit geben, dass ein Programmierer beim Dienstleister, direkt mit einem Mitarbeiter aus der Fachabteilung sprechen kann, welcher die Softwareanwendung auch verwenden wird.
Aufgrund von Verschwiegenheitsvereinbarungen kann es sein, dass dies nicht immer möglich ist (besonders wenn der Dienstleister, Freelancer beschäftigt, oder mit Drittfirmen zusammenarbeitet). Hier sollte man jedoch sicherstellen, dass Informationen ungefiltert weitergegeben werden. Zum Beispiel Projektdokumente, die aus den Fachabteilungen kommen.
Projektmanagement Tools in IT Aufgaben
Interessant sind auch immer Projektmanagement Tools, mit welchen man Aufgaben an die Programmierer verteilen kann.
Jira ist sicherlich das bekannteste und professionellste Werkzeug hierfür. Besonders für Softwareentwickler ist dieser Ansatz der richtige.
Es gibt jedoch auch viel simplere Projektmanagement Werkzeuge wie Trello. Hiermit können auch Laien, Anforderungen an IT Spezialisten weitergeben. Zudem ist die Nutzerführung sehr einfach und kann auch von Einsteigern schnell erlernt werden. In Zukunft wird es sicherlich noch viele andere Werkzeuge geben, welche man in diesem Bereich verwenden kann.
Beziehungen aufbauen
Es ist zwar nicht unbedingt wichtig, dass man “beste Freunde wird”. Jedoch sollte man eine Art Beziehung zu den Entwickler, dem Projektmanagement und dem Kunden aufbauen.
Hierfür bieten sich Skype Calls an. Oder Telefonate. Oder gar vor Ort Meetings. Am effizientesten wird wohl immer noch ein Skype Call oder Telefonate sein.
Hiermit entsteht mit der Zeit dann auch ein Vertrauen. Man weiss im Zeitverlauf, dass man sich aufeinander verlassen kann.
Hintergrundgeräusche minimieren und Tonqualität verbessern
Besonders wenn man miteinander spricht (zum Beispiel über Telefon oder Skype), sollte man darauf achten, dass die Tonqualität gut ist und es keine Hintergrundgeräusche gibt.
Für die bessere Tonqualität gibt es entsprechende Headsets welche man nutzen kann. Sennheiser ist eine gute Option.
Viele nutzen oftmals das Mikrofon, welches im Laptop installiert ist, dies führt jedoch dazu, dass auch jedes Außengeräusch aufgenommen wird. Daher ist es immer besser mit einem Headset zu arbeiten.
Auch ist es wichtig darauf zu achten, dass die Einstellungen des Mikrofons und des PC’s stimmen. Oftmals ist beispielsweise nicht das richtige Endgerät (Beispiel: Laptop Mikrofon anstatt Headset Mikrofon) ausgewählt. Dies geschieht besonders bei Desktop Applikationen wie Skype. Auch andere Applikationen sollte man hierauf prüfen.
Notizen machen und Emails schreiben
Hilfreich ist es sicherlich auch, dass man sich während Meetings, Notizen macht. Dadurch bleiben die gesagten Punkte besser im Kopf und man kann im gegebenen Fall darauf zurückgreifen.
Auch eine Email mit einer Zusammenfassung der Punkte kann unterstützend wirken.
Anforderungen weitergeben: Einfacher ist besser
Wenn man eine Anforderung kommunizieren will, dann ist es immer diese so einfach wie möglich zu halten. Am besten versteht man eine Anforderung, wenn es dazu gezeichnete Skizzen gibt. Die Anforderung “Ich brauche einen runden Button” kann vieles bedeuten. Wenn jedoch auch ein Bild mit einer einfachen Zeichnung dazu gelegt wird, dann ist es relativ viel einfacher. Hier kann man auch sehr simple Tools wie Screenshots oder Paint Dateien verwenden.
Bei Änderungswünschen könnte man auch einfach einen Ausdruck der jeweiligen Seite der Anwendung machen und darauf seine Änderungswünsche einzeichnen. Diesen kann man dann wiederum einscannen und versenden.
Wie schnell sollte man antworten?
Besonders Programmierer sind, wenn sie beim Coden sind, sehr konzentriert und das Antworten auf Anfragen kann daher dauern.
Man sollte daher entsprechend Zeit geben, um eine Antwort zu erhalten.
Am besten sind Emails, diese kann man auch einfach zu einem späteren Zeitpunkt beantworten.
Chat Nachrichten können gut sein, wenn man schnell eine Rückmeldung benötigt und mehrere Punkte besprechen muss.
Passive Methoden
Es gibt auch einige passive Methoden, mit welchen man in Softwareentwicklungs-Projekten kommunizieren kann.
Hier sind einige davon:
- Podcasts
- Webinare
- Email in CC
- Informationen im Unternehmensportal
- Blogsbeiträge
- Website-Updates
- Email Newsletter
- Trainingsvideos
- Experten-Sessions
Hier wird keine “Antwort” in diesem Sinne vom Empfänger erwartet. Diese Informationen können jedoch helfen das Projekt positiv vorwärts zu tragen.
Speziell Trainingsvideos oder interessante Blogbeiträge können bei der Wissensvermittlung helfen.
Auch Webinare sind beliebt um Wissen zu teilen.
Es ist immer gut einen Mix aus passiven und aktiven Methoden der Kommunikation zu haben.
Einige andere Dinge die wichtig sind
- Aktiv zuhören: Man sollte gut zuhören, wenn Informationen weitergegeben werden. Allzu oft wartet man nur darauf, seine eigenen Antworten zu geben, oder Feedback auf das Gesagte zu geben. Dadurch entsteht oftmals eine Art von Monolog, welcher von zwei Personen durchgeführt wird, anstatt einem Dialog. Wichtig ist es also zuzuhören, und das gesagte aufzuschreiben/ zu notieren.
- Firmenkultur: In unterschiedlichen Firmen wird anders miteinander kommuniziert. In einigen Firmen ist alles hierarchisch, in anderen wiederum alles sehr flach. Auch dies kann zu Hürden führen, wenn diese unterschiedliche Organisationsformen aufeinander treffen. Diese Unterschiede sollte man berücksichtigen wenn man miteinander spricht. Besonders der Dienstleister sollte hier das notwendige Feingefühl mitbringen.
- Kulturelle Unterschiede: Wenn man über Ländergrenzen hinweg an der Softwareentwicklung arbeitet, sollte man auch die kulturellen Unterschiede beachten. Kommunikation ist dort nicht komplett anders. Es gibt jedoch Feinheiten, auf die man sich einstellen sollte. In manchen Ländern werden Probleme nicht direkt angesprochen, sondern über Umwege mitgeteilt (bestes Beispiel ist immer noch Japan).
- Nutzung von Fach-Jargon: Ein Entwickler könnte unter “Framework” etwas ganz anderes verstehen, als ein Marketing-Spezialist. Für den einen ist es ein Framework wie Laravel oder Bootstrap. Für den Marketing-Spezialisten geht es um einen “Marketingplan”. Hier sollte man eine einfache Sprache nutzen, um solche unterschiedlichen Verständnisse zu vermeiden. Oder man sollte sich darauf einigen, was die Begriffe im genauen bedeuten.
Wann sollte man welches Werkzeug für den Austausch nutzen?
Hier ein paar Tipps, was man wann nutzen kann:
- Email: Abstimmungen, welche keine grosse Emotionalität beinhalten, sondern eher Fachinformationen
- Telefon/ Skype Call: Besonders wenn es um kritische Informationen geht, dann sollte man vorher einen Telefonat haben, in welchen man sich absprechen kann. Oftmals können somit auch grosse Zweifel beseitigt werden, welche in Emails nicht behoben werden können
- Persönliches Gespräch: Ein Personalgespräch, wäre ein gutes Beispiel dafür, wenn man etwas direkt besprechen sollte. Hier sollte man auf unpersönliche Kommunikationsmittel wie Email oder Chats verzichten, da es nicht das notwendige Feingefühl vermitteln kann.
Interessante Links:
Mehr zum kommunizieren in der Softwareentwicklung auf Entwickler.de
Kommunikation ist alles – Beitrag auf sigs-datacom.de
Bilder: Canva
Der Autor: Sascha Thattil arbeitet bei YUHIRO und hilft Unternehmern und Unternehmen beim einfachen Aufbau von Programmier-Teams in Indien. YUHIRO ist ein deutsch-indisches Unternehmen welches IT Firmen, Agenturen und IT Abteilungen Softwareentwickler bereitstellt.
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