Lastenheft und Pflichtenheft: Was ist der Unterschied?
Mit einem Pflichtenheft und einem Lastenheft ist für den Unternehmer als auch für den Kunden alles klar geregelt. Missverständnisse können schon beim Beginn eines Projekts vorgebeugt werden.
Wer kennt das nicht: ein neues Projekt steht vor der Tür und mit ihm die verschiedenen Erwartungen des Kunden an den Programmierer.
In der Regel formuliert der Kunde seine Vorstellung vom Projekt und der Auftragnehmer informiert ihn über seinen Aufwand. Meistens sind die Wünsche des Auftraggebers jedoch sehr umfangreich und werden im ersten Gespräch meist verbal mitgeteilt.
Sollten diese Informationen nicht klar definiert und festgehalten werden, kann dies schwerwiegende Folgen für beide Seiten mit sich bringen.
Was verbal oder schriftlich klar kommuniziert wird, kann allerdings anders als erwünscht erfasst und in die Tat umgesetzt werden.
Dadurch können sich Projektlaufzeiten verdoppeln und andere Projekte dadurch gefährdet werden, weil die Arbeitskraft bei anderen Projekten fehlt. Besonders in der IT-Branche ist dies ein bekanntes Grundproblem.
Mit der Erstellung von einem Lastenheft (kurz ‚L‘) und einem Pflichtenheft ( kurz ‚P‘) kann man hier für mehr Klarheit schaffen.
Der kleine aber feine Unterschied
In der Umgangssprache werden diese beiden Begriffe gerne gleichwertig verwendet. Sowohl erfahrene Programmierer, Projektleiter als auch unerfahrene aus der Softwareentwicklungsbranche sind sich nicht immer ganz im Klaren was es mit den Dokumenten auf sich hat.
Gerne wird hier von einem „Anforderungsdokument“ gesprochen. Auch in der Praxis ist der Unterscheid zwischen den beiden Dokumenten sehr fließend. Und doch besteht eine gravierende Differenz, welche in diesem Artikel wiedergegeben werden.
Für beide Dokumente gilt, dass sie zur Grundlage der klaren Zusammenarbeit von Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei einem neuen Projekt dienen.
Das Lastenheft hält die gesamten Anforderungen des Auftraggebers an den Auftragnehmer fest. Es handelt sich also um eine Kundenspezifikation. In der Regel wird dieser Beleg vom Kunden erstellt.
Das Pflichtenheft wird dagegen generell vom Auftragnehmer/ Dienstleister erstellt. Hier wird in konkreter Form dargestellt, wie und womit der Dienstleister das Projekt für den Kunden zur Verfügung stellen kann.
Erst nachdem der Arbeitgeber dem P zugestimmt hat, sollte mit der Umsetzungsarbeit des Projektes begonnen werden.
In der Praxis kommt es jedoch vor, dass der Kunde bei der Erstellung des Pflichtenhefts involviert ist. Deshalb ist der Übergang von L zu P generell sehr fließend und sicherlich auch ein Grund, warum viele mit diesen Begriffen gar nicht so viel anfangen können.
L – Die Wünsche und Erwartungen des Kunden
Im Lastenheft hat der Auftraggeber freie Bahn alle seine Vorstellungen, Wünsche und Erwartungen schriftlich festzuhalten. So erstellt der Kunde das Gesamtbild des Projektes in einem strukturierten Dokument, woraus ein Anforderungskatalog entsteht.
Was ist einem Lastenheft nicht fehlen darf:
- In einem Lastenheft sollte der jetzige IST-Zustand beschrieben werden. So kann nachvollzogen werden, welche Voraussetzungen bereits gegeben sind oder noch fehlen
- Detailliert sollte der Auftraggeber beschreiben, welcher SOLL-Zustand angestrebt wird. Die genaue Zielsetzung ermöglicht eine konkretere Lösung seitens des Dienstleisters
- Die genaue Beschreibung der Anforderung an den jeweiligen Funktionen
- Definition der Zuständigkeit. Im Vorfeld festlegen welche Instanz für welchen Bereich zuständig ist
- Zeitliche Vorgaben, Projektorganisation und Meilensteine sind ebenfalls wichtige Bestandteile des L
Je nach Anforderungen des Unternehmens, ist es besonders empfehlenswert eine Strategie in Sachen IT im Vorfeld mit den gewünschten Softwarelösungen festzuhalten, um somit die Rahmenbedingungen zu haben.
Dies erleichtert die Suche nach einem passenden Partner in der Softwareindustrie, da die Informationsgrundlage immer dieselbe bleibt, was bei einer mündlichen Kommunikation kaum möglich ist.
Mit einem Lastenheft lassen sich verschiedene Angebote bei potentiellen Auftraggebern einholen. Die klare Definition der messbaren Ziele ermöglichen auch aus Sicht des Softwarelieferanten eine klare Projektwiedergabe.
Generell werden Anforderungen in diesem Dokument durch Textbeschreibungen und Bildern wie Zeichnungen, Tabellen oder Ablaufdiagramme dargestellt.
In der Praxis kann beispielsweise man ein Google Doc erstellt werden, wo alle Teilnehmer des Projekts (seitens des Kunden und des IT-Dienstleisters) involviert sind. So können schnell und praktisch weitere Inputs hinzugefügt werden. So kann gegebenenfalls sogar aus dem Lastenheft das Pflichtenheft entstehen.
P – konkrete Lösungen für den Kunden
Nach dem nun der potentielle Kunde klar definiert hat, welche Zielgrößen erwartet werden, kann der Dienstleister im Pflichtenheft genau definieren wie die Lösung umgesetzt aussehen wird.
Dies stellt – generell zusammen mit einem Angebot – den vertraglichen Grundriss der zu erfüllenden Leistungen dar.
Auch aus diesem Grund ist es wichtig die detaillierte Formulierung von Zielen festzuhalten. Besonders in der IT und Softwareentwicklung gilt: Was sich einfach vom Kunden formulieren lässt, muss nicht unbedingt einfach in der Programmierung sein. Daher sollte gerade der Dienstleister prüfen ob die Anforderungen in der gewünschten Form, in einem akzeptablen Zeitrahmen, in guter Qualität geliefert werden können.
Die genaue Abgrenzung des Leistungsspektrums und der – nicht möglichen Ziele – sind essentiell zur Erfüllung des Projekts, die eine diskussionsfreie Ebene bei der Abgabe des fertigen Produkts/ Dienstleistung ermöglicht.
Zusammen mit dem Softwareanbieter wird der Leistungsumfang der beschriebenen Lösung mit dem L abgeglichen. Hierbei wird genauestens festgelegt welche Standards zum Einsatz kommen und wo gegebenenfalls individuelle Programmierungen notwendig sind.
Bei einer rein individuellen Lösung für das Unternehmen, ist es besonders wichtig im Vorfeld genau festzulegen, welche Ergebnisse erzielt werden sollen. Die genaue Beschreibung ist allgemein ein wichtiger Faktor, damit das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann.
Ebenfalls ist zu beachten, wie sich die neue Software in die vorhandene IT-Systeme integriert und wie die genauen Schnittstellen aussehen sollen, damit ein problemfreier Informationsfluss möglich ist.
Die Notwendigkeiten an Hardware, Datenbank oder auch Netzwerke sollten ebenfalls im Pflichtenheft festgehalten werden.
Die klare Definition kann idealerweise spätere Nachbesserungen und Korrekturen vermeiden, die für den Dienstleister und den Kunden Zeit und Geld bedeuten.
Ist die Erstellung der Dokumente sinnvoll?
Grundsätzlich empfehlen sich diese Dokumente immer – besonders bei großen Projekten. Allerdings eignet es sich auch bei kleineren, nicht so umfangreichen Projekten. Da das P zu einer Leistung zählt, kommt es vor das dies ebenfalls berechnet wird.
Aus diesem Grund wird generell erst ab einer bestimmten Größe des Projekts ein Pflichtenheft in Auftrag gegeben.
In der Praxis ist der Übergang der beiden Dokumente meist fließend.
Es lohnt sich Zeit in die sorgfältige Erstellung eines Pflichtenhefts zu investieren, um damit das Projekt nach fest geplanten Zielen konkret zu erstellen und die genauen Erwartungen festgelegt werden können. Im Normalfall wird es zum Bestandteil des Kaufvertrages.
Das Lastenheft wiederum bietet die Möglichkeit, die genaue Vorstellung seitens des Kunden festzuhalten. Außerdem verfügt der Kunde über ein einheitliches Dokument, mit dem die Einholung von verschiedenen Angeboten um einiges erleichtert wird.
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Der Autor: Sascha Thattil arbeitet bei YUHIRO und hilft Unternehmern und Unternehmen beim einfachen Aufbau von Programmier-Teams in Indien. YUHIRO ist ein deutsch-indisches Unternehmen welches IT Firmen, Agenturen und IT Abteilungen Softwareentwickler bereitstellt.
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