Top 10 Agentursoftware
Eine Agentursoftware unterstützt die anwendende Agentur bei ihrer Auftrags-, Termin- und Finanzplanung.
Für die Mitarbeiter ist sie der zentrale Anlaufpunkt für ihre tägliche Arbeit. Sie nimmt ihnen diverse Routinen ab und bringt Funktionen für die Kundenverwaltung, Projektmanagement, die Zeiterfassung und vieles mehr mit.
Im Beitrag die besten Top 10 Anbieter für diese Art von Software.
Überblick:
- ProSonata
- Troi
- easyJOB
- helloHQ
- ConAktiv Agentur
- QuoJob
- WorkBooks
- Crack Project
- Deals und Projects
- Poool my Office
Vorteile einer Agentursoftware
Die Projektarbeit läuft mit so einer Software deutlich effizienter ab.
Ein einziges Programm überwacht den gesamten Projektlebenszyklus. Gleichzeitig lassen sich alle relevanten Dokumente abspeichern und verwalten, was zum papierlosen Büro führen kann.
Die Produktivität steigert sich durch eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen den Kollegen.
Menschliche Fehler wie kleine Nachlässigkeiten gibt es mit der Anwendung nicht. Außerdem ist es mit ihrer Hilfe leichter, parallel an verschiedenen Projekten zu arbeiten und ihren Fortgang zu überwachen.
Als relativ wichtige Funktion gilt die automatische Zeiterfassung, denn wenn Mitarbeiter mit der Applikation an einem Projekt arbeiten, erzeugen sie automatisch einen Zeitstempel mit dem Log-in und dem Log-out.
Das führt zu einer viel größeren zeitlichen Flexibilität. Eine Kollegin kann ihre Arbeit auch von daheim aus erledigen.
Für die Abrechnung ihrer Arbeitszeit ist es nicht mehr entscheidend, wann sie das Büro betreten und wieder verlassen hat. Damit diese Vorzüge zur Geltung kommen, muss die beste Agentursoftware einige Grundfunktionen mitbringen. Dazu gehören:
- Kollaborationsfähigkeit
- Aufgabenmanagement
- zentrales Dashboard
- Reporting
- Angebots- und Rechnungserstellung
- Buchführung
- Terminplanung
- Ressourcenmanagement
- Formulare
Die Software eignet sich für sämtliche Agenturen, die tagtäglich viele Informationen zusammenführen müssen, so etwa PR-, Web-, Werbe-, Presse-, Design-, Messe-, Veranstaltungs- und Medienagenturen.
10 Top Anbieter
Die nachfolgend genannten Softwarelösungen gelten als führend in diesem Bereich.
Wir beschreiben vor allem #1 ProSonata sehr umfassend. Die hier genannten Features treffen auf die meisten anderen Lösungen in ähnlicher Form zu.
1) ProSonata
ProSonata ist eine preisgünstige Cloud-Software.
Sie lässt sich einfach bedienen und unterstützt auf moderne Weise Agenturen und Dienstleister bei ihrer Projektverwaltung, der Zeiterfassung und der Faktura (Rechnungen, Angebote).
Die smarten Funktionen erhöhen deutlich die Effizienz der täglichen Arbeitsprozesse: Anwender erfassen Projekt- und Arbeitszeiten mit lückenlosem Controlling, können Aufgabenlisten für ihre To-Dos mit dem Kanban-Board erstellen und haben im Bereich der Faktura die Möglichkeit, ihre e-Rechnungen in verschiedenen Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD zu exportieren.
Hinzu kommen ein einfaches Mahnwesen, der FiBu-Export und die Aufnahme von Fremdkosten zu einem Projekt. ProSonata integriert das Logo des Anwenders in die PDF-Ausgabe von Dokumenten, auch individuelle CI-Wünsche lassen sich realisieren.
Für die Programmoberfläche wählen die Nutzer entweder das Standard-Theme oder kostenlos ein alternatives Farbtheme. Mit globalen und projektbezogenen Analysen behält die Agentur ihre Rentabilität insgesamt und die von Einzelprojekten im Blick.
ProSonata eignet sich für Agenturen bis zu mittlerer Größe, aber ebenso für das Consulting, Freelancer, Ingenieure und Trainer.
Weitere Anwender sind Handwerker und Dienstleister, die der Deutschen Bahn zuarbeiten und dabei XRechnung nutzen.
Die Anwendung ist anpassbar und lässt sich in verschiedenen Paketgrößen buchen. Ihre Konditionen sind so günstig, dass sie sich auch für kleine Teams lohnt. Der Anbieter stellt eine kostenlose Testversion zur Verfügung. Die Miete kostet ab 8,- €/Nutzer und Monat.
2) Troi
Troi ist einer der besten Anbieter für Agentursoftware. Es erleichtert das Projektmanagement deutlich, auch Beratungsunternehmen und Architekturbüros nutzen sie.
Der Fokus liegt auf einer effizienten Projektplanung und -steuerung, denn die Anwender können mithilfe von Gantt-Diagrammen ihre Projektpläne visualisieren.
Ein zweiter Schwerpunkt von Troi ist die effiziente Ressourcenplanung. Den aktuellen Projektstatus rufen die Nutzer jederzeit ab. Der Fortschritt lässt sich mit Soll/Ist-Werten überprüfen.
Ein zeitlich begrenzter kostenloser Test ist möglich, danach kostet Troi Teams 21,90 €/Nutzer und Monat, Troi Professional 54,90 €.
3) easyJOB
Diese Agentursoftware ist eine ERP-Lösung mit hohem Funktionsumfang, die gern Werbeagenturen nutzen. Sie unterstützt die kaufmännische Projektabwicklung und bietet darüber hinaus wesentliche Funktionalitäten für das optimale Projektmanagement.
Zur Praxis bewährten Jobabwicklung gehören die Kalkulation, die Rechnungsstellung, das Berichtswesen, das Projektcontrolling, das DMS, die Einbindung von E-Mails, die Ressourcenplanung und weitere Module und Schnittstellen.
Mit der Software lösen Anwender viele kleine Insellösungen ab und gestalten ihre tägliche Arbeit effizienter und angenehmer. Durch ihre Flexibilität und Skalierbarkeit eignet sich die Lösung für drei Mitarbeiter ebenso gut wie für über 1.000 Nutzer.
Daher nutzen sie Full-Service-, Produktions-, Dialogmarketing-, Digital-, Event- und PR-Agenturen. Sie lässt sich 14 Tage lang kostenlos testen, danach kostet die Miete 39,- €/Nutzer und Monat.
4) helloHQ
Auch diese Agentursoftware legt den Schwerpunkt auf das Projektmanagement und unterstützt insbesondere die Projektplanung und die Arbeitszeiterfassung. Sie vereinfacht aber auch Abrechnungsvorgänge und bringt CRM-Funktionen mit.
Jeder Nutzer kann sich sein eigenes individuelles Dashboard erstellen, um bei der Darstellung von Funktionen und Informationen den größtmöglichen Komfort zu erreichen. Der Datenaustausch mit sonstigen Programmen gelingt mühelos über Schnittstellen. Nach einer 14-tägigen kostenlosen Testphase können Anwender die Agentursoftware für 23,- €/Nutzer und Monat mieten.
5) ConAktiv Agentur
Schon der Name verrät, dass ConAktiv Agentur speziell als Agentursoftware designt wurde. Die Anwendung deckt alle Bereiche im täglichen Agenturgeschäft ab.
Zu den zentralen Funktionen gehören die automatisierte Kundenakquise, die Zeiterfassung, das Controlling und die Terminplanung. Die Miete kostet 29,- €/Nutzer und Monat.
6) QuoJob
Bei QuoJob können die Nutzer den Funktionsumfang durch eine flexible Grundstruktur selbst definieren. Die vielen nützlichen Features ähneln denen, die wir für die anderen Lösungen bereits beschrieben haben.
Auch eine Mobile App stellt der Anbieter zur Verfügung. Die Miete kostet 18,- €/Monat und Nutzer.
7) WorkBooks
WorkBooks unterstützt projektorientierte Agenturen beim Ressourcen- und Finanzmanagement. Auch CRM-Funktionen sind integriert. Die Mietkosten betragen 34,- €/Nutzer und Monat.
8) Crack Project
Crack Project von der COCOsCRACK GmbH aus Glienicke erlaubt es, alle relevanten Unternehmensprozesse abzuwickeln. Die Agentursoftware lässt sich nur für einmalig 299,- € kaufen.
9) Deals und Projects
Deals & Projects von der Nürnberger julitec GmbH wurde für die effiziente Zusammenarbeit von kleinen bis mittelgroßen Teams geschaffen. Nach einer kostenlosen Testphase kostet die Miete 29,- €/Monat und Nutzer.
10) Poool my Office
Diese moderne Softwarelösung aus Innsbruck legt den Fokus auf die Kundenbetreuung und unterstützt gleichzeitig die effiziente Projektabwicklung. Die Miete nach einer kostenlosen Testphase kostet 39,- €/Nutzer und Monat.
Agentursoftware anschaffen: Worauf ist zu achten?
Es gibt noch weitaus mehr Lösungen am Markt, weshalb die Auswahl einer Agentursoftware gar nicht einfach ist. Firmen sollten im Vorfeld die eigenen Anforderungen klar definieren.
Vergleiche im Netz helfen dabei, die Preise und Leistungen richtig zu bewerten.
Bilder: Canva
Der Autor: Sascha Thattil arbeitet bei YUHIRO und hilft Unternehmern und Unternehmen beim einfachen Aufbau von Programmier-Teams in Indien. YUHIRO ist ein deutsch-indisches Unternehmen welches IT Firmen, Agenturen und IT Abteilungen Softwareentwickler bereitstellt.
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