Was ist ein Standard Operating Procedure (SOP)?
Ein Standard Operating Procedure (Englisch für Standardverfahren) ist das Fundament eines Unternehmens und beschreibt wie ein Mitarbeiter eine bestimmte Aufgabe zu erledigen hat.
Im Beitrag eine detaillierte Beschreibung zum Standard Operating Procedure.
Einführung
Zum Start eines Unternehmens wird der Unternehmer/ Selbstständige fast alle Aufgaben selbst erledigen. Vom Vertrieb, über das Marketing, bis hin zur Ausführung des Projektes, der Abrechnung und so weiter und so fort.
In den meisten Fällen gibt es zu diesem Zeitpunkt noch keine festen Arbeitsprozesse.
Mit der Zeit wird der Unternehmer jedoch einige Prozesse im Unternehmen etablieren, die immer wieder den gleichen Erfolg bringen. Zum Beispiel eine Direktmailing Kampagne die in einem zwei Wochen Rhythmus versendet wird. Oder ein Prozess wie eine Website gebaut wird.
Mit dem Erfolg wird dann auch der erste Mitarbeiter eingestellt.
Ab dann muss man bereits Wissen weitergeben, so dass dieser Mitarbeiter die Aufgaben, in der gleichen Qualität wie man selber, ausführen kann.
Einzelne Mitarbeiter werden zum Teil eigene Prozesse ausführen. Einer kann zum Beispiel im Vertriebsprozess arbeiten. Ein anderer im Marketing. Eine Person im Design und die andere in der Webentwicklung. Dann noch eine Person für Personalangelegenheiten und Finanzen.
Alle diese Prozesse müssen in einer bestimmten Qualität durchgeführt werden. Mit einem Standard Operating Procedure kann man das sicherstellen.
Das ist besonders auch dann wichtig wenn ein Mitarbeiter geht und durch einen neuen ersetzt werden muss. Dann helfen diese SOP’s noch mehr.
Hier ein paar Vorteile:
Ein paar Vorteile von SOP’s sind:
- Unternehmenswissen wird aufgezeichnet
- Das Unternehmen wird nicht durch Mitarbeiterwissen geleitet
- Sondern die Mitarbeiter werden durch das Unternehmenswissen geleitet
- Erfolg wird wiederholbar
- Fehler können erkannt und ausgebessert werden
Besonders der erste Punkt ist interessant. In kleinen Unternehmen basieren Prozesse und das ganze Unternehmen auf Basis dessen was die einzelnen Mitarbeiter wissen.
Dabei sollten Mitarbeiter sich an dem Wissen orientieren welches im Unternehmen besteht. Ein SOP kann dieses Wissen speichern und steht permanent zur Verfügung.
Wie erstellt man solche Standardverfahren?
Ein Standardverfahren kann auf unterschiedlichste Weisen erstellt werden. Es gibt hierfür keinen standardisierten Leitfaden.
In den meisten Fällen wird dieser jedoch in folgenden Schritten erstellt:
1) Festlegung der Prozesse mit Hilfe eines Flowchart
Einen Flowchart kann man zum Beispiel mit Hilfe von Google Docs erstellen.
Man identifiziert die Prozesse im Unternehmen und zeichnet diese in einem Flowchart.
2) Gruppierung von Prozessen
Danach sollte man die wichtigsten Prozesse in Gruppen einteilen.
Zum Beispiel “Auftragserstellung”, “Angebotsannahme”, “Rechnungsversendung”, etc.
3) Benennung von Prozessen
Jetzt sollte man diesen Gruppen passende Namen geben, um diese einfach verstehen zu können. Auch für eine Person die neu hinzukommt.
4) Erstellung des Table of Contents eines Word Dokuments mit Google Docs
In einem Google Doc kann man einen Table of Contents erstellen, in welchem die Überschriften angegeben sind.
5) Dokumentennummern erstellen
Neben den Gruppennamen der Prozesse sollte es auch für jedes dieser Gruppen eine Dokumentennummer geben. Zum Beispiel “AUFERS-001” für die Auftragserstellung.
6) Flowchart der einzelnen Prozesse
Nun kann man einen detailierte Flowchart erstellen. Für jeden der einzelnen Schritte. Zum Beispiel, welche Punkte sind in der “Auftragserstellung”. Welcher zum Beispiel ein Mitarbeiter zu befolgen hat.
7) Geschriebenes Google Docs Dokument mit den detaillierten Beschreibungen
Im finalen Schritt werden nun die einzelnen Prozessschritte in einem Google Docs Dokument oder Word Dokument niedergeschrieben. So dass der Mitarbeiter versteht, warum dieser Schritt gemacht wird und welche Dinge es zu tun gibt.
8) Videos (zum Beispiel mit Youtube)
Es ist gut Google Docs Dokumente zu haben. Ein Video, welches man auf Youtube hochlädt, kann jedoch eine Erleichterung sein, den Prozess zu verstehen.
Es gibt Werkzeuge wie Camtasia, mit welchem man seinen Bildschirm aufnehmen kann. Man könnte also die Aufgabe in Echtzeit vornehmen und sich dabei aufnehmen. Und gleichzeitig auch ein Audio Recording aufnehmen.
9) Trello oder Projektmanagement Tool
Es macht Sinn die Prozesse in einem Trello Board nachzubilden. Auch andere Projektmanagement Tools können dafür interessant sein.
10) Checklisten
Für jeden Schritt kann es auch sinnvoll sein, Checklisten zu haben. Wenn eine Aufgabe erledigt wurde, kann die Checkliste durchgegangen werden, um zu prüfen oben jeder Schritt durchgeführt wurde.
Auch Tools wie Trello helfen diese Checklisten zu erstellen. Eine einfache Liste mit Hilfe von Google Docs kann jedoch auch passend sein.
Platz für Innovation lassen
Es ist immer gut einen Prozess zu haben, in welchem Standardaufgaben beschrieben sind. Es ist jedoch auch wichtig Platz für Innovation zu lassen, um neue Prozesse zu erstellen, welche Unternehmenserfolg bringen können. Zum Beispiel einen neuen Weg, um eine Kundenansprache zu machen. Oder ein Prozess, um die Qualität des Services oder des Produktes zu erhöhen.
Fazit
Mit der Zeit wächst ein Unternehmen immer weiter an. Was einmal zwei Mitarbeiter waren, kann mit den Jahren auf 100 und mehr Mitarbeiter anwachsen.
Um Erfolg wiederholbar zu machen, braucht es jedoch Prozesse, welche man wiederum in einem Standard Operating Procedure niederschreiben kann (mit Hilfe von Videos, Google Docs Dokumenten, Flow Charts, etc.).
An diesen Dokumenten kann man, wenn nötig dann immer wieder arbeiten, um diese zu erneuern.
Wichtig ist jedoch, dass man solche Dokumente hat, besonders wenn ein Mitarbeiter geht und man einen neuen Angestellten in die gleiche Aufgabe einarbeiten muss.
Wenn der Mitarbeiter geht, kann er davor, das Update des Dokumentes durchgehen. Gemeinsam mit dem Manager kann man sich anschauen, welche Dinge abgeändert werden müssen.
Der neue Mitarbeiter kann sich dann relativ schnell in die Standardprozesse einarbeiten.
Firmen wie McDonald’s haben gezeigt wie wichtig ein SOP ist. Aber auch komplexere Beratungsprozesse wie bei Boston Consulting Group werden mit solchen Dokumenten bearbeitet, so dass auch Hochschulabsolventen in der Lage sind, komplexe Beratungsprozesse bei grossen Konzernen vornehmen zu können.
Besonders McDonald’s ist dafür bekannt, dass die Qualität der Burger (auch wenn diese nicht gerade die Beste ist) überall auf der Welt gleich ist. Egal ob in Indien oder in Deutschland, die Burger Qualität ist die Gleiche.
SOP’s können das langfristige Fundament werden, auf dem das Unternehmen aufgebaut wird.
Was sind Ihre Erfahrungen?
Interessante Links:
Standard Operating Procedure auf Wikipedia
Bilder: Canva
Der Autor: Sascha Thattil arbeitet bei YUHIRO und hilft Unternehmern und Unternehmen beim einfachen Aufbau von Programmier-Teams in Indien. YUHIRO ist ein deutsch-indisches Unternehmen welches IT Firmen, Agenturen und IT Abteilungen Softwareentwickler bereitstellt.
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