Was ist Kanban? Einführung, Vorteile, Nachteile
Die Kanban-Methodik ist ein System zur Aufgabenstellung, bei dem alle Phasen eines Projekts auf einem speziellen Board visualisiert werden. Teammitglieder können jederzeit den aktuellen Status der Aufgabe sehen. Die Voraussetzung dafür ist jedoch die vollständige Transparenz der Projektarbeit.
Kanban bezieht sich auf agile Ansätze – „flexible“ Technologien für die Softwareentwicklung. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige über Kanban und auch welche Vor- und Nachteile dieser agile Projektmanagementansatz mit sich bringt.
Was ist Kanban?
Der Zweck von Kanban besteht darin, das Projekt visuell darzustellen, die Arbeitsbereitschaft zu verfolgen und die Arbeitsbelastung von Projektmitgliedern oder im Falle eines Softwareprojektes von IT-Spezialisten zu kontrollieren.
Um die Aufgabensteuerung zu vereinfachen, wird der Workflow auf einem in Spalten unterteilten Board dargestellt. Jede Spalte entspricht dem momentanen Status einer Projektaufgabe oder eines Arbeitspaketes.
Aufgaben werden direkt in sogenannten Kanban-Karten visualisiert. Sie enthalten wichtige Daten zu jeder Aufgabe wie Beschreibung, Wichtigkeitsgrad und zusätzliche Informationen wie zum Beispiel den Umfang und die Planung einer Aufgabe. Wenn die Aufgabe eine bestimmte Phase abgeschlossen hat, wird die Karte mit ihrer Beschreibung in die entsprechende Spalte übertragen.
Kanban-Boards können sowohl physisch als auch digital sein. Im ersten Fall handelt es sich um ein normales Board mit Spalten. Solche Kanban-Boards werden oft in der Fertigung eingesetzt. Aufgaben werden auf Stickern geschrieben und in den gewünschten Bereich eingefügt, wobei diese nach Bedarf verschoben werden können. Digitale oder auf Software basierende Boards haben ähnliche Funktionen, sind jedoch im Vergleich zu physischen jederzeit verfügbar. So können Projektmitarbeiter, die nicht vor Ort arbeiten, kontinuierlich am Arbeitsablauf teilnehmen.
In seiner einfachsten Form besteht ein Kanban-Board aus drei Spalten:
- Zu tun
- In der Umsetzung
- Fertig
Die obige Kanban-Struktur ist nur ein Beispiel. Es können mit Sicherheit je nach definiertem Workflow und Projektstruktur andere Spalten hinzugefügt werden. Im Bereich der Softwareentwicklung kann ein solches Board beispielsweise folgende Aufgabenspalten aufweisen:
- Backlog: eine allgemeine Liste mit Aufgaben/Funktionen für die Abarbeitung
- Entwicklung: Aufgaben in der Umsetzungsphase
- Test: die entwickelte Funktion/Aufgabe wird von einem Tester überprüft
- Review: zur Überprüfung gesendet
- Fertig: die Aufgabe hat alle Phasen durchlaufen und ist komplett fertig
Alle Teammitglieder sind für die Aufrechterhaltung des Boards verantwortlich. Jeder am Workflow beteiligte Mitarbeiter kann die Karten auf dem Board verschieben. Eine solche Arbeitsstruktur bietet vor allem bei der Umsetzung eine hohe Transparenz. So sieht der Teamleiter auf einen Blick den aktuellen Status von Aufgaben und kann Überlastungen des Teams rechtzeitig erkennen.
Worauf ist beim Erstellen von Aufgaben zu achten?
Backlog. In der Anfangsphase eines Projektes werden üblicherweise alle Arbeitspakete vom Team in Aufgaben aufgeteilt. Je nach Größe des Projektes und dem Detailierungsgrad der Arbeitspakete kann die Anzahl der Aufgaben schon einmal die Größenordnung 100 oder sogar mehr erreichen. All diese Aufgaben kommen in die erste Spalte – Backlog.
Jede Aufgabe sollte aktuell sein, falls erforderlich, ist es möglich den Backlog weiter aufzufüllen oder zu „bereinigen“ und nicht mehr aktuelle Aufgaben zu entfernen. Alle Aufgaben sind nach Priorität sortiert.
Aufgabenelemente und Spaltenlimit. Typischerweise beinhaltet jede Aufgabe Elemente wie Titel, Aufgabenbeschreibung, Priorisierungsgrad, Bearbeitungsdauer sowie weitere Details wie den Namen des Aufgabenbearbeiters. Das Team sollte die Freiheit haben, für jede Aufgabe selbst eine angemessen Bearbeitungsdauer zu bestimmen.
Das Grundprinzip von Kanban ist, dass der Umfang der laufenden Entwicklungsaktivität begrenzt werden muss, um eine „Blockade“ zu verhindern. Mit Sicherheit dürfen mehrere Aufgaben gleichzeitig ausgeführt werden. Nur sollte hierbei die Anzahl der Aufgaben in Abhängigkeit der Teamperformance begrenzt werden.
Über jeder Spalte wird in der Regel ein Limit angegeben – die maximale Anzahl von Aufgaben in dieser Spalte. Das Backlog-Limit wird basierend auf dem Durchschnitt berechnet. Zum Beispiel kann bei fünf Aufgaben, die jeweils einen Tag dauern, der wöchentliche Backlog-Limit von fünf festgelegt werden.
Aufgabenlimit pro Mitarbeiter. Es lohnt sich auch, den Arbeitsaufwand pro Mitarbeiter zu begrenzen. Angenommen, das Limit pro Mitarbeiter beträgt genau eine Aufgabe. Falls ein zusätzlicher Spezialist zum Projekt hinzugezogen wird, bleibt bei unverändertem Aufgabenlimit ein Mitarbeiter unbenutzt. Es kann genauso passieren, dass gleichzeitig zu viele Aufgaben bearbeitet werden und die Spalten „Entwicklung“ voll, dafür jedoch die Spalte „Fertig“ leer sind. Solche Konstellationen können sich negativ auf die Produktivität auswirken und es droht die Gefahr einer „Blockade“. Es ist wichtig, das Limit und somit die Aufgabenlast gleichmäßig auf jedes Teammitglied zu verteilen.
Merkmale der Arbeit mit Kanban
Bei der Arbeit mit Kanban ist das Team eine Einheit – alle Entscheidungen werden gemeinsam getroffen. Es gibt einen Projektleiter, der die Arbeit jedoch nicht verwaltet, sondern nur organisiert. Das Projekt ist in Iterationen unterteilt, deren Länge variieren kann. Typisch sind ein- bis zweiwöchige Iterationen.
Nach der Kanban-Methodik gibt es auch keine strikte Einhaltung bestimmter Entwicklungsphasen. Das Team bestimmt selbst das „Was“ und „Wann“. Nur den Aufgabenumfang gibt der Projektmanager nach Abstimmung mit dem Team vor. Beispielsweise erfolgt die Ergebnisprüfung am Ende eines jeden Monats, die Backlog Planung erfolgt nach Abschluss der Aufgaben und die Durchsprachen gibt es nur nach Bedarf.
Aufgrund des agilen Ansatzes ergeben sich für die Organisation des Workflows folgende Merkmale:
- Neue Aufgaben können jederzeit hinzugefügt werden. Aufgrund der Dringlichkeit darf das Team die Prioritäten für Aufgaben ändern.
- Das Team bearbeitet die Aufgabe so lange wie nötig, bis sie abgeschlossen ist oder an Relevanz verliert und storniert wird.
Vor- und Nachteile von Kanban
Kanban ist ein praktisches Werkzeug, das mit fast jedem Arbeitsansatz verwendet werden kann. Es macht Workflows transparenter, zeigt die Leistung in Echtzeit an und hilft bei der Überwachung der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter.
Vorteile:
- Planungsflexibilität: Das Team konzentriert sich auf aktuelle Prozesse, jedoch können die Prioritäten bei Bedarf geändert werden.
- Hohe Teambeteiligung: Die gemeinsame Diskussion aller Themen und die Suche nach optimalen Lösungen vereinen das Team. Jedes Teammitglied versteht, dass der Gesamterfolg des Projekts von ihm abhängen kann.
- Kürzere Iterationsdauer: Aufgrund der Tatsache, dass sich Projektmitglieder bei Schwierigkeiten an Kollegen wenden können, wird die Arbeitsdauer verkürzt. Das Team sieht immer, wer ein Problem hat und kann helfen, einen reibungslosen Ablauf wiederherzustellen.
- Schnelle Identifizierung von Problemen: Dank der Limits sind Problembereiche sofort sichtbar. Die Suche nach optimalen Lösungen kann genau auf den „Engpass“ ausgerichtet werden.
- Workflow Transparenz: Workflows sind vollständig transparent, da jeder Mitarbeiter die aktuellen Phasen und den Aufgabenstatus problemlos anzeigen kann.
Nachteile:
- Begrenztes Team: Die Methode eignet sich für Teams bestehend aus 5 – 10 Personen. Bei einer großen Anzahl von Projektmitgliedern wird es schwierig den Arbeitsfortschritt zu verfolgen. Bei großen Teams ist es ratsam mehrere Unterteams mit eigenem Board zu bilden.
- Kurzfristige Planung: Die Kanban-Methodik ist nicht für eine langfristige Planung vorgesehen. Nur dringende Aufgaben werden an den Backlog gesendet und ihre Priorität wird je nach Situation geändert.
Fazit
Obwohl die Kanban-Methodik ursprünglich aus der Produktion stammt, wurde diese Methode in den frühen 2000er Jahre auf Grund ihrer Vorteile sowohl im Projektmanagement als auch in der Programmierung eingeführt. Mittlerweile wird sie auch in anderen Bereichen eingesetzt. In der Regel gibt es drei Kanban-Richtungen: Produktion, Software und Personal.
Ein Kanban-Board kann auch verwendet werden, um persönliche Aufgaben zu verwalten. Dieser Ansatz wird häufig von Freiberuflern verwendet, um den Aufgabenfluss zu steuern und Termine nicht zu verpassen.
Im Allgemeinen sieht die Kanban-Methodik keine Einschränkungen vor – jedes Projekt, einschließlich solche, die nichts mit Produktion oder Programmierung gemeinsam haben, kann in Aufgaben mit Status und Phasen unterteilt, visualisiert und bearbeitet werden.
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Bilder: Canva
Der Autor: Sascha Thattil arbeitet bei YUHIRO und hilft Unternehmern und Unternehmen beim einfachen Aufbau von Programmier-Teams in Indien. YUHIRO ist ein deutsch-indisches Unternehmen welches IT Firmen, Agenturen und IT Abteilungen Softwareentwickler bereitstellt.
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